Pour gagner en concision je suppose que vous avez pris connaissance des informations décrites ici sur le contrôle de relevés pour la facturation automatique.


I - Quand ?

Tous les mois entre le 1 et le 7 du moins N+1 il faut contrôler les relevés des factures qui vont être envoyées aux clients pour le mois N.


II - Où ?

Dans le dossier Argos (\\Klein), dans votre cuisine, concernant l'année en cours et le mois qui vient de s'écouler :

III - Qui ?

Toute personne qui a accès à ARGOS et \\Klein même s'il est préférable de connaitre les clients.


IV - Quoi ?

Vérifier une centaine de relevés d'effectifs indiquant dans des colonnes grises les effectifs extraits d'ARGOS et dans des colonnes rouges les effectifs qui seront facturés au client. L'objectif est simplement de vérifier que tout ce qui a été produit sera bien facturé au client.


IV - Pourquoi ?

Pour que le client reçoive une facture qui correspond bien aux effectifs réels sans devoir faire plusieurs échanges entre le client, le service de comptabilité et la cuisine centrale.


IV - Comment ?

En vérifiant que les relevés de factures contenus dans le dossier sont juste:

A - Vérifier les factures automatiques sans contrôle complet


Dans le dossier "factures validées sans correction" sont déjà présents les relevés correspondant aux sites qui ont le TAG facturation directe sans control. Ces factures seront envoyés directement aux clients sans modification par le service de comptabilité il est nécessaire de vérifier que les effectifs sortiront bien sur la facture finale du client. Comme ces factures fonctionnaient déjà bien les mois précédents il est possible de faire un control plus rapide que pour les autres : en validant qu'il n'y a pas de différence entre le total des effectifs dans les colonnes grises (ARGOS) et les colonnes rouges (comptabilité). Une cas "différence" a justement été mis en place pour faciliter ce contrôle :

Cas 1 : Ma différence entre les effectifs des colonnes grises et des rouges est égale à 0 car tous les chiffres dans les colonnes grises se sont bien reportés dans une des colonnes rouges (parfois plusieurs dans la même).  La case apparaitra en vert !

Cas 2 : Ma différence entre les effectifs des colonnes grises et des rouges est différente de 0 car au moins une des colonnes grises ne s'est pas bien reportée dans une des colonnes rouges. La case apparaitra en rouge.


En fonction :

  • Si une modification est à apporter sur un des relevés il est nécessaire de la glisser dans le dossier "factures à corriger" avec en rouge indiquées les modifications apportées pour que l service comptabilité fasse le nécessaire. 
  • Sinon il et possible de laisser le fichier où il est.


B - Vérifier les factures nécessitant un contrôle complet

 Les relevés d'effectifs des sites ne possédant pas le TAG "facturation directe sans controle" sont à contrôler plus précisément. Comme précédemment il est nécessaire de vérifier qu'il n'y a pas de différence entre les effectifs saisis dans ARGOS et les effectifs qui vont être facturés. Mais il est également nécessaire de vérifier :

  • Que les effectifs ARGOS se sont reportés dans la bonne colonne (ex maternelles en grammage primaires, pique-niques adultes/primaires...).
  • Qu'il n'y a pas des trames de menus dans ARGOS qui ne se reportent pas bien dans les colonnes grises (ex : pique-niques, gouters, pain, ...).
  •  Qu'il n'y a pas de particularité de facturation sur ce client (fromages à part, approvisionnement, veilleurs, ...).


En fonction :

  • Si une modification est à apporter sur un des relevés il est nécessaire de la glisser dans le dossier "factures à corriger" avec en rouge indiquées les modifications apportées pour que l service comptabilité fasse le nécessaire. 
  • Sinon il faut le glissa en l'état dans le dossier "factures validées dans correction".


C -Sauvegarder les particularités des clients

Etant donné le délai relativement court pendant lequel il est nécessaire de faire le contrôle il est probable que la personne qui le réalise habituellement soit parfois en vacances. Afin de permettre la réalisation de celle-ci en son absence le plus simple est de tenir à jour un fichier listant les particularités de facturation des clients. Par exemple à cet emplacement :

Un simple fichier Excel listant les sites pour lesquels il faut faire une manipulation spécifique avec une capture d'écran du relevé correspondant pour illustrer :

Au besoin il est même possible de regarder les relevés des mois précédents pour vérifier.