Dans l'objectif d'envoyer aux clients automatiquement des factures correspondant aux chiffres saisis dans ARGOS il a été mis en place une chaine de traitements.
I - L'idée globale
Les données des effectifs sont récupérées dans ARGOS pour tous les sites de livraison d'une CC.
En fonction du TAG de facturation qui a été mis sur le site ARGOS une facture provisoire va être générée automatiquement dans CEGID (outil de facturation utilisé par la comptabilité).
Afin que les CC puissent contrôler les effectifs qui seront utilisées sur les factures des relevés sont générés dans le dossier de la CC pour l'année et le mois à facturer :
En fonction du résultat du contrôle de chaque facture les factures validées sans correction sont glissées dans le dossier du même nom alors que celles qui ont été corrigées sont glissées dans le dossier factures corrigées.
Une fois le contrôle terminé le service comptabilité est prévenu par les CC afin de pouvoir modifier les factures à corriger dans CEGID et ensuite envoyer les factures aux clients.
II - Le contrôle de la facturation
Dans le contrôle on souhaite principalement vérifier que ce qui a été produit a bien été facturé. Autrement dit on veut vérifier que les chiffres dans les colonnes grises (effectifs ARGOS) ont bien été reportés dans les colonnes rouges (effectifs facturés).
A - Chaque effectif a-t-il bien été facturé ?
Pour cela on veut simplement vérifier que la somme des chiffres dans les colonnes grises est égale à la somme des colonnes rouges. Comme cela peut être fastidieux de faire les calculs une cellule colorée ("Diff :") calculant la différence a été mise en place. On a donc 2 cas :
- Le total des effectifs ARGOS est égal au total des effectifs COMPTA => contrôle affiché en VERT
- Le total des effectifs ARGOS est différent du total des effectifs COMPTA => contrôle affiché en ROUGE
Cas 1 : Ma différence entre les effectifs des colonnes grises et des rouges est égale à 0 car tous les chiffres dans les colonnes grises se sont bien reportés dans une des colonnes rouges (parfois plusieurs dans la même).
Cas 2 : Ma différence entre les effectifs des colonnes grises et des rouges est différente de 0 car au moins une des colonnes grises ne s'est pas bien reportée dans une des colonnes rouges.
B - La codification des trames de menus
Comme certaines CC utilisent le grammage primaires pour les maternelles mais souhaitent tout de même facturer différemment les maternelles et les primaires il est impossible de se baser sur le convive ARGOS pour différencier les maternelles des primaires (ce n'est pas le seul cas : adulte/adulte actif/personne âgée ; primaire/primaire 2 ; Maternelle/maternelle 2; ...).
Pour gérer ce genre de cas une codification des trames de menu a été mise en place. Comme on ne peut pas se fier au convive ARGOS on va utiliser un code au début du nom de la trame de menu pour indiquer dans quel cas on est.
Si je résume :
1er niveau : si c'est un gouter je commence par Z, si c'est un piquenique par P sinon je ne met rien.
2eme niveau : si c'est un maternelle j'ajoute un A, primaire -> B, collégien -> C, adulte -> D, Lycéen -> H, Adulte sénior ->E, un 6-12 mois ->FA, un 12-18 mois -> FB, un +18 mois -> FC.
2ème niveau et demi : si c'est un CLSH on ajoute un C.
3eme niveau : si c'est un régime indiquer le code correspondant.
Voici quelques exemples :
C - Les différents type de facturation
En fonction des spécifications du contrat un tag de facturation va être indiqué sur le site ARGOS afin de regrouper les effectifs ARGOS sous le bon format.
1 - Par convive
Le système récupère le nom et les effectifs de chacune des trames de menu ARGOS du site. Toutes les trames de menu qui contiennent le code convive A dans leurs noms verront leurs effectifs s'additionner dans une colonne grise nommée A. Il en va de même pour les autres codes de convives (B -> Primaires, C -> adolescents , D -> adultes ...). Les chiffres de ces colonnes grises seront automatiquement reportés dans la colonne rouge qui correspond.
2 - Par trame
Plus utilisé.
3 - Par service
Le système récupère le service et les effectifs de chacune des trames de menu ARGOS du site. Toutes les trames de menu qui concernent le même service verront leurs effectifs s'additionner dans une colonne grise nommée Déjeuner. Il en va de même pour les autres services (Diners, gouters ...). Les chiffres de ces colonnes grises seront automatiquement reportés dans la colonne rouge qui correspond.
4 - Par composante
Le système récupère les composantes et les effectifs de chacune des trames de menu ARGOS du site. Toutes les trames de menu qui concernent la même composante verront leurs effectifs s'additionner dans une colonne grise nommée Entrée. Il en va de même pour les autres composantes (Plats protidiques, accompagnement ...). Les chiffres de ces colonnes grises seront automatiquement reportés dans la colonne rouge qui correspond.
5 - Par composante et convive
Le système récupère les composantes, les convives et les effectifs de chacune des trames de menu ARGOS du site. Toutes les trames de menu qui concernent la même composante et le même convive verront leurs effectifs s'additionner dans une colonne grise nommée "Entrée - Enfant". Il en va de même pour les autres associations composantes et convives (Entrée - Adultes ; Plats protidiques - Enfants ; ...). Les chiffres de ces colonnes grises seront automatiquement reportés dans la colonne rouge qui correspond.
6 - Par service et convive
Le système récupère les services et les effectifs de chacune des trames de menu ARGOS du site. Toutes les trames de menu qui concernent le même service et le même convive verront leurs effectifs s'additionner dans une colonne grise nommée "Déjeuner - Enfants". Il en va de même pour les autres associations de services et convives (Déjeuner - Adultes" ; Diner - Enfants ...). Les chiffres de ces colonnes grises seront automatiquement reportés dans la colonne rouge qui correspond.
D - Chaque effectif a-t-il bien été facturé au bon tarif ?
Il arrive que les chiffres ne se reportent pas bien (voir pas du tout) d'une colonne à l'autre. Cela arrive à cause de problème de paramétrage du style :
*une erreur sur la codification de la trame de menu.
*une erreur dans le TAG de facturation mis sur le site.
*un tarif manquant dans l'outil CEGID de la comptabilité.
*un cas particuliers de facturation pas pris en charge par le système car trop spécifique du client.
Une erreur classique consiste à oublier de mettre le C après la lettre du convive dans le code des trames de menus des CLSH par ex :
Dans ce cas un régime adulte sans viande a été repris sur la CC puis dupliqué sur le client mais comme le client est un CLSH il faut penser à ajouter un C sinon les effectifs ne se reporteront dans aucune colonne rouge (car le système ne cherche pas des tarifs adultes mais des tarifs CLSH adultes).
Un autre cas identifié provient du fait qu'une trame en grammage primaire sert en fait à la production de repas maternelles mais que son code a été mis par erreur en B-Maternelle et non A -Maternelle.
E - Les factures non automatisables
Pour certains clients qui utilisent un système de facturation complexe il est impossible d'automatiser la facturation. Il sera donc nécessaire de modifier ces relevés à la main tous les mois. Afin de ne pas oublier de modifier une de ces factures le mois suivant un fichier Excel liste les opérations à faire chaque mois coté CC. Ce fichier est situé par exemple : L:\CC_DIRINON\2021-2022\Doc CC Spécificité client CC Dirinon.xlsx
Grace à celui-ci il est possible de renseigner les particularités à gérer manuellement afin que la facturation puisse être effectué par quelqu'un d'autre en cas d'absence.
F - La fin
Une fois toutes les relevés glissés dans un des 2 dossiers :
- facturations validées sans correction
- facturations à corriger
Le contrôle de la facturation est terminé.
III - La facturation sans contrôle
A - Le principe
Lorsque cela fait 3 mois que les relevés de facturation sortent correctement la cuisine et où l'équipe ARGOS peut mettre un TAG "facturation sans control" sur le site afin que celui-ci aille directement se ranger dans le dossier des facturations validées sans correction. Evidement cela signifie qu'à l'instant t le paramétrage du site permet de ne pas avoir à faire le contrôle. Toutefois des modifications comme :
- L'ajout de trame de menu (mal codifiée, ou sans tarifs comptabilité en face, ou qui se cumulent avec d'autres effectifs alors qu'ils ne le devraient pas ...) cotée CC
- La modification des intitulés des tarifs de facturation CEGID (coté compta)
- Des modifications de liaisons ARGOS <-> Crumble <-> CEGID
Peuvent entrainer des manques dans ces factures (pas de facturation des nouvelles trames, nouveaux tarifs non utilisés, facturation au mauvais client).
Il faudrait qu'à chaque modification de ce type les TAGs de facturation sans control soient enlevés. Toutefois cela semble irréalisable car il existera forcément des oublis.
B - Le contrôle des totaux
La seule solution est donc de contrôler les relevés même s'ils ont le tag facturation sans control. Mais pour gagner du temps il est possible de seulement vérifier que le total est bon en utilisant la case différence décrite en II - A de ce document. Au démarrage du contrôle il suffit de vérifier que les relevés déjà dans le dossier facturations validées sans correction ont une différence à 0 (ou que cela est normal que la différence existe). Cela peut se faire très rapidement en utilisant le volet de visualisation : Activer le volet de visualisation (actunet.org).
IV - Les PHC
Si jamais la CC a rempli un fichier de PHC pour le mois il est possible de le glisser directement dans le dossier du mois afin de le transmettre au service comptabilité :
V - Les relevés non générées
Il est possible que certains relevés ne soient pas présentes nulles part.
- Soit parce qu'il manquait un paramétrage au moment de la création des factures (tarifs, client CEGID, tag de facturation ARGOS, lien Noodles, ...).
- Soit parce que ce client est facturé à part.
Ainsi si vous ne vous ne trouvez pas le relevé vous pouvez regarder dans le dossier : factures non générées et informer les services ARGOS et comptabilité du problème.