La gestion de la base documentaire se découpe en 3 parties :

  • La base documentaire global : ces documents concernent des informations à l'échelle du groupe CONVIVIO.
  • La base documentaire du restaurant : ces documents concernent des informations à l'échelle du restaurant. 
  • La base documentaire du client : ces documents concernent des informations à l'échelle du client.


0 - L'arborescence de dossier

Dans les 3 bases documentaires l'arborescence de dossier est fixe. Autrement dit vous ne pourrez pas créer votre petit dossier spécifique pour regrouper certains documents. Vous devez utiliser les dossiers déjà présents. En cas de besoin il est possible de mettre à jour cette arborescence qui impactera alors tout le monde c'est pourquoi ces demandes devront être validées par les directeurs d'activité respectifs. 


I - La base documentaire global

Pour le moment cette base documentaire est vide mais les dossiers suivants seront alimentés le moment venu :

Seuls les administrateurs d'ATLAS pourront ajouter/modifier des éléments ici.

Toutefois vous avez la possibilité de télécharger les différents documents en cliquant dessus puis en cliquant sur le bouton "Télécharger".


II - La base documentaire du restaurant

Les dossiers suivants peuvent alimentés par vos soins pour ajouter des documents affiliés au restaurant en question :

Tous les utilisateurs d'ATLAS ayant accès à ce restaurant pourront ajouter/modifier/télécharger des éléments ici.

Pour ajouter un document cliquer sur le bouton "Ajouter document".

 Il faudra alors renseigner :

  • Un nom de document : si vous laisser vide c'est le nom du fichier qui sera pris en compte.
  • Une catégorie de document parmi :
    • Budget
    • RH
    • Suivi client opérationnels
    • Qualité
    • Nutrition
    • Menus
    • Matériel
    • Sécurité
    • Communication Générale / Gestion de crise
    • Flotte
    • Référencement(Boulangerie)
  • Une sous-catégorie de document dépendant du point ci-dessus.


Attention de ne pas dépasser la limite de taille de fichier déposé de 12Mo :

Sinon vous aurez le message d'erreur suivant :

A l'inverse si tout c'est bien passé vous aurez un message vert en haut à droite vous indiquant que le fichier a bien été ajouté. De plus le fichier sera visible dans la liste des dossiers :

Si vus avez commis une erreur pas d'inquiétude il est possible de modifier en utilisant le bouton prévu à cet effet :

Et enfin il est possible de supprimer après une confirmation :

Si jamais ce n'est pas votre jour et que vous avez par erreur supprimé un document il est possible aux administrateurs de le récupérer dans la corbeille après un ticket au support informatique.


III - La base documentaire du client

Sur le même modèle les dossiers suivants peuvent alimentés par vos soins pour renseigner les documents de chaque client :

Tous les utilisateurs d'ATLAS ayant accès à ce client pourront ajouter/modifier/télécharger des éléments ici.