Modifications possibles sur les PRJ
- Sur un mois non verrouillé : il est possible modifier la classification, la date, le nombre de repas d'un PRJ validé.
- Sur un mois verrouillé (verrou du chef) : il est seulement possible de modifier le nombre de repas.
A la pose du verrou du responsable de secteur les effectifs sont envoyés à la comptabilité client.
Si vous enlevez le verrou sur un site pour faire des modifications les effectifs ne remonteront pas.
La comptabilité ne sera donc pas informé de vos modifications c'est pourquoi il est déconseillé d'enlever les verrous.
Pas de facture à qui la faute
Pour rappel les fournisseurs se sont engagés à envoyer les factures sur notre outil de dématérialisation Yooz. Si vous ne recevez pas de facture sur votre site vous ne pouvez pas les valider et le fournisseur ne sera pas réglé. Mais pas d'inquiétude vous n'êtes en rien responsable des envois aux bonnes adresses des factures par les fournisseurs.
Par contre les factures qui sont en attente sur votre site sont de votre responsabilité
Il se peut que vous ayez des factures assez anciennes qui restent en attente sur votre site. Attention à ne pas trop repousser la gestion de celles-ci sinon les fournisseurs se gardent le droit de suspendre les livraisons. Je suis bien conscient que certaines factures ont été gérées par d'autres chefs (parfois plus présents dans l'entreprise) et que c'est parfois compliqué de s'y retrouver mais la bonne pratique veut que vous vous rapprochiez du support informatique pour valider ce qui doit l'être. Pour rappel le tableau de bord de votre site est mis à jour tous les matins avec les nombres d'avoirs et de factures en attente :
Les avoirs aussi sont dématérialisés
N'oubliez que les avoirs à l'instar des factures sont dématérialisés. La principale différence est que pour les avoirs vous ne pourrez pas valider un avoir avec un écart de plus de 0.5€. C'est pourquoi il est souvent préférable d'attendre que le fournisseur envoi l'avoir pour faire le retour de marchandise pour être certain du montant (arrondi au carton, au kilo...).
Tous mes bons de livraisons ne sont pas affichés lorsque j'essaie de rapprocher ma facture
Lorsque vous essayer de rapprocher un bon de livraison d'une facture (cliquez sur le crayon d'une facture) tous les bon de livraison du fournisseur ne s'affichent pas.
Seuls les bons de livraison qui n'ont pas déjà été rapprochés d'une autre facture s'affichent.
Autrement dit si vous ne trouvez pas votre bon de livraison dans la liste alors que celui-ci est bien dans la liste de vos bons de livraison c'est tout simplement qu'il a déjà été rapproché d'une autre facture.
Vous retrouverez certainement ce bon de livraison en regardant dans votre historique des factures du fournisseur.
Justement mon bon de livraison a déjà été rapproché d'une autre facture ou j'ai 1 BL pour 2 factures
Comme il nous manque un BL il faut en saisir un nouveau mais hors de question de rentrer à nouveau la marchandises en stock pour fausser les montants. Pour résoudre le souci il faut saisir une fausse commande à 0.01€ sans envoi au fournisseur, puis le BL qui correspond et enfin rapprocher le BL à la facture malgré l'écart.
Attention de bien respecter les 0.01€ qui permettent d'identifier les cas de rattrapages de BL des mauvaises pratiques.
Enfin ne vous étonnez pas si vous voyez des produits comme : 1/2 tête de veau, farine, .. avec des PUMP à 0.01€ dans vos stocks. Ce sont les produits que nous utilisons classiquement pour vous débloquer.
Vous pouvez les sortir lors de votre prochain inventaire (car après tout vous ne l'avez pas en stock).
Vider le cache pour éviter les commandes au lendemain
Votre ordinateur va chercher des informations sur MAESTRO régulièrement via internet. Mais pour éviter d'avoir à récupérer toutes les informations à chaque fois que vous passez une commande une partie des informations est enregistrée dans le cache de votre navigateur. Il peut arriver que votre cache soit plein et que cela vous pose problème dans l'utilisation de MAESTRO vous trouverez ci-dessous une documentation expliquant comment :
- Le vider au besoin.
- Programmer son vidage automatique (afin de ne plus jamais avoir à le refaire).