Le modèle décrit ici est basé sur le cas d'une école hôtelière pour laquelle nous passons des commandes pour alimenter les cours de cuisine.
Le client nous passe des commandes à la semaine avec détail du programme par journée de besoin.
Nous mettons à disposition les denrées par jour d'utilisation.
Le professeur nous ramène les plats réalisés durant son cours de cuisine, plats que nous utiliserons pour nos prestations et donc que nous réintégrerons dans nos stocks
Le client produit une facture des ces plats réalisés, soit par journée, par semaine.
Convivio produira une facture en fin de mois des denrées achetées et mises à disposition du client.
1 - L'approvisionnement des denrées suivant la demande du client
2 - La mise à disposition des denrées selon le jour de consommation
3 - Sortie du stock des ces denrées pédagogique et facturation au client
4 - Réintégration dans le stock des "préparations" réalisées avec les denrées pédagogique
1 - L'approvisionnement des denrées suivant la demande du client
Le client nous fourni la liste des besoins à la semaine avec détail du programme par journée d'utilisation.
Le chef gérant passe ses commandes regroupées pour plusieurs journées en tâchant de rester au plus prés de la demande client en terme de quantité.
Il sera plus pratique pour la gestion de faire des commandes spécifiques aux denrées pédago afin d'avoir des Bons de commande dédiés à ces produits.
La livraison des denrées pédagogiques peut être mélangée avec les denrées commandées pour les prestations autres telles que les repas du self ou de la cafétéria.
2 - La mise à disposition des denrées selon le jour de consommation
Suivant l'organisation établie avec le client, le chef prépare "un bon d'économat" qui sera le bon de sortie, soit par cours, soit par journée pour plusieurs cours.
Le bon de sortie sera accompagné de la copie de la demande et sera signé par le "réceptionnaire client"
Pour cette préparation, le chef reprend la demande client et ses bons de livraison pour mettre a dispo la marchandise livrée par les fournisseurs et non la marchandise commandée :
Exemple :
- la demande client est de 15 pièces de poulet Pac.
- la commande au fournisseur sera celle ci avec peut être un commentaire de mettre 15 pièces impérativement.
- Le bon de livraison fait à réception.
- Le bon de sortie reprendra les éléments du bl, ici 21.5 kg de poulet pour 15 pièces et non les éléments de la commande 19.5 kg.
De la même façon, les sorties reprendront les conditionnements entiers des fournisseurs,
- la demande client est 250 gr épice couscous
- la commande sera une boite de 375gr
- la sortie sera donc une boite 375gr
3 - Sortie du stock des ces denrées pédagogique et facturation au client
Chaque bon bon d'économat fera l'objet d'un Prj Extra, le libellé reprendra les éléments de la demande.(la date du cours, le nom du prof, etc)
Chaque prj Extra sera reporté sur le fichiers Excel de PHC, de cette façon il sera très simple d'établir la facture Convivio en fin de mois.
4 - Réintégration dans le stock des "préparations" réalisées avec les denrées pédagogique
a - La reprise
Au terme de chaque cours de cuisine une reprise des plats confectionnés sera organisée
Le professeur établi un bon de livraison avec les éléments à reprendre, nombre d'entrées, de plats, etc, et le fait signer au chef.
Le chef établi un bon de livraison " Fournisseur client"
Le numéro de bl peut être le nom du professeur, la date
Suivant l'accord passé avec le client, les plats seront repris à l'unité en non au kg
b - La sortie du stock de ces produits
Les plats pédagogiques entrés en stock via le bon de livraison, seront consommés au plus vite dans les Prj restaurant.