Le fonctionnement des avoirs
Les avoirs fonctionnent sur le même principe que la dématérialisation des factures. Autrement dit les avoirs des fournisseurs dématérialisés ne sont plus envoyés sur vos sites (inutiles de les attendre dans vos boites mail) mais directement sur votre plateforme de dématérialisation avant de redescendre le lendemain sur votre site MAESTRO dans l'onglet Gargantua -> Avoirs :
Dans l'onglet des avoirs en attente vous retrouverez tous les avoirs que les fournisseurs ont émis mais dont le paiement est bloqué en attente d'un rapprochement de votre part :
Vous devez impérativement rapprocher un avoir en cours ou un bon de retour disponibles pour déclencher le paiement :
Attention vous n'avez le droit qu'à 0.5€ d'écart entre l'avoir émis par le fournisseur et l'élément rapproché. Si vous dépassez le bouton "OK" restera grisé :
N'hésitez pas à contacter le support informatique pour régler les cas particuliers qui pourraient se présenter.
En attendant les fournisseurs ne seront pas débitez de ces montants.
Pour rappel la bonne pratique est d'attendre l'arrivée de votre avoir pour valider en même temps l'avoir et la facture qui a été associée sinon la facture est payé sans que le montant de l'avoir est était déduit.
Le fonctionnement de SYSCO en facture livraison
Le fournisseur SYSCO fonctionne en Facture-Livraison. Autrement dit le numéro est identique pour la facture et le BL.
Ce qui change c’est la mention « Facture » ou « Bordereau de Livraison » dans l’encadré ci-dessous :
Les modifications de PLG
Pour le passage à la dématérialisation de PLG certains dépôts ont été renommés sur vos sites. Ainsi vous retrouverez le fournisseur actuel sous le nom "PLG" et l'historique avant dématérialisation sous le nom "Z - EN ATTENTE - PIERRE LEGOFF - SERPICO PONT-AUDEMER".
Retrouver ses fournisseurs dématérialisés
Dans l'onglet "Gargantua" -> "Codes client-fournisseur" vous pouvez retrouver la liste de tous vos fournisseur autorisés. Si le fournisseur concerné est passé à la dématérialisation des factures la colonne facturation dématérialisée est renseigné à "Oui" sinon c'est qu'il n'est pas passé à la dématérialisation :
Le tableau de bord mis à jour tous les matins
Toutes les nuits sont mises à jour les données du tableau de bord en fonction du nombre de factures / avoirs qui sont en attente sur votre site. Ces chiffres devraient être proches de 0 (cas des avoirs en attente) :
Si ce n'est pas le cas cela veut dire que les fournisseurs sont en attente de règlements et donc légitimes de suspendre les livraison sur votre site.