1 - Bordereaux de livraison qui sont envoyés au siège en tant que facture.
2 - Comment faire avec les factures antérieures à la "Démat"?
3 - Les difficultés rencontrées avec certains fournisseurs.
4 - Les mauvaises pratiques à éviter.
1 - Bordereaux de livraison qui sont envoyés au siège en tant que facture.
Les filiales du groupe POMONA (Passion Froid, Terre Azur) ont adoptés la nouvelle façon de travailler de EPISAVEURS :
D'abord la livraison avec un "bordereau de livraison".
Puis pour Episaveurs la facture dématérialisée est reçue dans Maestro (sous 2 à 3 jours).
Pour les filiales non concernées par la "démat" les factures sont envoyées papier sur les restaurants.
Ces bordereaux de livraison ne sont pas des factures,
ils ne doivent pas être retournés au siège,
ils doivent rester sur le restaurant,
ils représentent votre traçabilité d'achat.
2 - Comment faire avec les factures antérieures à la "Démat" ?
Quand un fournisseur passe à la "Démat" il n'est plus possible d'utiliser la fonction "Nouvelle facture".
Comment faire avec la facture du mois précédent ?
- Vérifier le montant avec les BL reçus.
- Tamponner la facture comme d'habitude.
- Envoyer la facture au siège via les enveloppes T.
Cette facture ne sera pas enregistrée dans Maestro et les BL non rapprochés resterons dans le système.
3 - Les difficultés rencontrées avec certains fournisseurs.
* Episaveurs qui livre avec 1 BL et dépose 2 factures "démat" .
Convivio est à l'origine de cette demande de séparer la denrée des produits entretien/jetable sur la facturation, par contre notre demande concernait également les bons de livraison, ce problème est en cours de résolution avec le fournisseur.
Nous demandons aux fournisseurs 1 BL= 1 facture.
Lorsque ce problème se présente, vous avez reçu 2 factures pour 1 BL enregistré, la solution préconisée est la suivante :
- enregistrer une des 2 factures avec le BL existant, vous aurez un message d'écart non bloquant.
- créer une commande avec 1 produit Attention de bien décocher l'envoi par mail.
- créer un BL de 0.1€ pour rapprocher la deuxième facture. Vous aurez à nouveau un message d'écart non bloquant.
* Socopa qui fait par exemple une facture Cherré alors que la commande initiale était adressée à Neubourg.
Après échange avec le fournisseur cela est dû chez eux à des opérations de dépannage entre dépôts.
Le premier dépôt qui a reçu la commande ne peut pas l'honorer par manque de stock, il la transfert à un autre dépôt qui livre et facture. Nous avons demandé à ce fournisseur de trouver une solution.
Lorsque ce problème se présente, vous avez reçu 1 factures pour 0 BLenregistré, la solution préconisée est la suivante :
- créer une commande avec 1 produit chez le Socopa concerné. Attention de bien décocher l'envoi par mail.
- créer un BL de 0.1€ pour rapprocher la facture. Vous aurez à nouveau un message d'écart non bloquant.
- le BL initial restera "non rapproché" d'une facture dans Maestro.
4 - Les mauvaises pratiques à éviter.
Il ne faut plus regrouper plusieurs bons de livraison sur un même enregistrement. Comme évoqué précédemment nous demandons aux fournisseurs de produire 1 facture pour 1 BL.