1 - La dématérialisation des factures fournisseurs c'est quoi ?

2 - Quels fournisseurs seront concernés et pourquoi ?

3 - Le principe de fonctionnement

4 - Enregistrement automatique ou manuel des factures "Dématérialisées"

5 - Enregistrement des avoirs "Dématérialisés"

6 - FAQ



1 - La dématérialisation des factures fournisseurs c'est quoi ?


C'est tout d'abord l'obligation pour les entreprises établies en France d'émettre et de recevoir des factures électroniques. 

Les factures électroniques transiteront sur une plateforme utilisée par l'émetteur et le destinataire de la facture. Celle-ci sera nécessairement une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) accréditée par l'administration fiscale. 

Convivio utilisera la plateforme YOOZ.

Le calendrier d'application:

Le 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI).

C'est aussi un moyen de pérenniser les relations avec nos fournisseurs en réduisant les délais de paiement.


2 - Quels fournisseurs seront concernés et pourquoi ?


Pour qu'un fournisseur puisse passer en facturation dématérialisée il faut respecter les critères suivants :

- le fournisseur doit indiquer sur ses factures son n° de Siret, le n° du RSP concerné, le n° du bon de livraison (n° de facture pour les fournisseurs en facture/livraison).

- de notre côté, nous devons avoir une correspondance parfaite des n° Siret fournisseurs entre nos bases Onega (référencement) et Cegid (comptabilité).


Quand un fournisseur décidera de passer à la dématérialisation de ses factures nous conviendrons avec lui d'une date de départ qui sera en principe le 1er d'un mois.


La liste des fournisseurs "Dématérialisés" mise à jour sera communiquée, mais vous aurez la possibilité de voir cette information directement dans votre Maestro.

Dans "Gargantua" -> "Code client-fournisseur" un nouveau champ est présent "Facturation dématérialisée" précisant si "oui" ou "non" le fournisseur est passé en dématérialisation.



Pour les fournisseurs qui ne sont pas encore passés à la facturation dématérialisée le fonctionnement reste le même qu'aujourd'hui :

- Validation de la facture.

- Envoi des documents par courrier au siège.


3 - Le nouveau fonctionnement


Nous passons une commande puis enregistrons un bon de livraison en sélectionnant le fournisseur après réception.

Nous renseignons les différents champs :

  • N° de pièce
  • Date
  • Total HT fournisseur
  • Taxe spéciale




Quand un fournisseur passera en "Dématérialisation" il déposera sa facture sur la plateforme Yooz.


Différents champs seront lus automatiquement ou complétés par nos collègues de la gestion :

  • Identification du fournisseur via le n° de Siret.
  • La date de la pièce.
  • Indentification du site livré (code analytique RSP).



  • Le montant HT marchandise.
  • Le montant taxe spéciale.


  • Le montant HT avec répartition par comptes.
  • le montant Net à payer.



La facture dématérialisée est alors envoyée dans Maestro :

  • Soitdans la partie "Historique" des factures car elle a été validée automatiquement. 
  • Soit dans la partie "En attente" des factures car elle nécessitera une action de votre part.



4 - Enregistrement automatique ou manuel des factures "Dématérialisées"


1 - Enregistrement automatique d'une facture dématérialisée 


Certaines factures seront enregistrées automatiquement sous condition :

  • D'avoir une correspondance sur n° de Bdl/n° de facture livraison entre Maestro et Yooz.
  • De ne pas avoir d'écart sur le montant HT "supérieur à l'écart autorisé".

Toutes les factures enregistrées en manuel ou en automatique sont visibles dans la partie "Historique" des factures :

Le n° de facture est un lien "Cliquable" qui permet de consulter le PDF de la pièce.

Dans la colonne Manuel/Auto elle notée comme "Auto" :



A Noter : Sur une facture dématérialisée enregistrée automatiquement il n'y a pas d'autre action à faire, la facture est envoyée directement au règlement, les bons de livraison ou factures livraison papier restent sur le restaurant.



2 - Enregistrement manuel d'une facture dématérialisée 


La facture arrivée dans la partie "En attente" des factures devra être modifiée manuellement, en cliquant sur le crayon :

Le n° de facture est un lien cliquable pour consulter le PDF qui s'ouvre dans un nouvel onglet.



Au clic sur le crayon, la page d'enregistrement de la facture s'ouvre, on voit que

  • Les champs, fournisseur, date, n° de pièce, montant HT sont déjà renseignés et figés.
  • Le bouton "Afficher la facture" permet de consulter le PDF de la pièce.
  • Le "Erreur du site d'imputation" permet de rejeter la facture seulement si elle n'est pas pour votre site.
  • Sélectionnez les Bons de livraison concernés.



  • Sur le PDF de la facture on vérifie qu'elle nous est bien adressée :



  • On vérifie les jours de livraison, n° de bls :



  • On vérifie le Total HT Fournisseur :



  • Au clic sur le bouton "Validation" s'il n'y a pas d'écart une fenêtre s'ouvre et vous avez le choix de valider ou mettre la facture en attente :



  • Au clic sur le bouton "Validation" si un écart est constaté, le message suivant s'affiche :




Attention, il n'y aura pas de blocage malgré un écart important ! 

Si vous validez la facture, elle part en règlement sans autre contrôle.


A noter : 

- Sur une facture dématérialisée enregistrée Manuellement il n'y a pas d'autre action à faire, la facture est envoyée directement au règlement, les Bons de livraison ou factures livraison papier restent sur le restaurant.


- Le bouton "Nouvelle facture" est toujours présent pour enregistrer une facture "Classiquement" mais il ne sera pas possible de sélectionner un fournisseur passé à la dématérialisation.


5 - Enregistrement des avoirs "Dématérialisés" 


Pour les fournisseurs passés à la dématérialisation des factures, les Avoirs demandés arriverons dans la partie "En attente" de l'onglet Avoirs.



Pour enregistrer un avoir cliquez sur le crayon :



  • Les champs, fournisseur, date, n° de pièce, montant HT sont déjà renseignés et figés.
  • Un bouton "Afficher l'avoir" est présent, il permet de consulter le PDF de la pièce.
  • Un bouton "Erreur du site d'imputation" est présent, il permet de rejeter l'avoir s'il n'est pas pour votre site.
  • Sélectionnez un Bl dans les "Avoirs en cours" ou un retour dans les "Bon de retour disponibles"
  • L'écart autorisé sur les Avoirs est de 50 cts, au delà l'enregistrement sera bloqué

Au clic sur le bouton Validation, une fenêtre s'ouvre avec un message avertissant qu'un écart est constaté, vous avez le choix :

  • Valider la résolution.
  • Mettre en attente.




A Noter : 

Le fonctionnement des avoirs reste inchangé.

Pour rappel :

Qu'ils soient produit par un écart de prix sur bon de livraison ou par un retour de marchandise, dans les deux cas il est indispensable d'appeler le fournisseur pour demander l'avoir.

  • Si le fournisseur est "Dématérialisé", l'avoir arrivera dans Maestro dans l'onglet Avoirs, sur la partie "en attente", après enregistrement il n'y a pas d'autre action à faire, l'avoir est envoyé directement au règlement.
  • Si le fournisseur n'est pas "Dématérialisé", les avoirs sont à envoyer au siège par courrier.



6 - FAQ



J'ai reçu une facture supérieur de 2€ au montant du bon de livraison enregistré, comment faire?

- je consulte le PDF de la facture pour déterminer d'où vient l'erreur.

- Si c'est moi qui est fait une erreur de prix ou de quantité, je fais une commande complémentaire sans l'envoyer au fournisseur, puis un bon de livraison complémentaire que je sélectionne en plus pour enregistrer ma facture.

- Si c'est le fournisseur qui a fait une erreur, je lui demande un avoir, et j'enregistre la facture comme elle est.

J'ai reçu un avoir dématérialisé de 100 alors que l'écart calculé était de 95, comment faire?

- je fais un retour de marchandise complémentaire, à l'enregistrement de l'avoir, je peux sélectionner un "Avoir en cours" et un "Bon de retour disponible"

J'ai reçu un avoir dématérialisé de 95 alors que j'ai fait un retour de 100, comment faire?

- je prends le retour de 100 pour enregistrer l'avoir de 95, et je refais une entrée sans envoyer par mail de 5, puis bon de livraison de 5 pour mettre à jour le stock.