Lorsque les Factures et Avoirs sont enregistrées dans Maestro, vous devez les tamponner, les ranger dans les pochettes de couleur, les envoyer au siège Convivio pour règlement.
Il faudra pour cela distinguer les Factures et Avoirs "Originaux", les "Duplicatas" de factures et Avoirs, les bons de livraison.
1 - Factures et Avoirs "Originaux"
2 - Comment envoyer les factures et Avoirs au siège pour règlement.
3 - Duplicatas de factures et Avoirs, les bons de livraison.
1 - Factures et Avoirs "Originaux"
- Tamponner l'original de la facture avec votre tampon d'imputation en indiquant le mois /année concerné(e)
- Mettre vos initiales
- renseigner votre N° de restaurant (RSP)
- tamponner la facture ORIGINAL (le double est à conserver dans la pochette verte)
Quand cette préparation des factures et Avoir est faite il faut les classer dans les bonnes pochettes.
Les pochettes rouges : Viande Fraiches de bétail, Boeuf, Veau, Mouton, Porc.
Les pochettes Bleues : l'épicerie, les charcuteries, les volailles fraiches, les poissons frais, les produits laitiers, les oeufs, les surgelés, les pains et viennoiseries, les fruits et légumes frais, autres denrées fraiches.
Les pochettes Jaunes : les fournisseurs de boissons et produits d'entretien
Les pochettes Violet : Les factures de tous les Fournisseurs confondus arrivées hors délai sur lesquelles il y avait un litige (avoir en attente par exemple)
la pochette verte : tous les duplicatas de Factures et Avoirs, et tous les bons de livraison
A ce premier tri, s'ajoute un tri par date que je détail ci-dessous
Les pochettes rouges
- Les factures arrivées entre le 01 et le 10 du mois en cours concernant les viandes Fraiches de boucherie (boeuf, veau, porc, mouton)
Départ le 12 du mois en cours
N'envoyez que l'original de la facture
- Les factures arrivées entre le 11 et le 20 du mois en cours concernant les viandes Fraiches de boucherie (boeuf, veau, porc, mouton)
Départ le 22 du mois en cours
N'envoyez que l'original de la facture
- Les factures arrivées entre le 11 et le 20 du mois en cours concernant les viandes Fraiches de boucherie (boeuf, veau, porc, mouton)
Départ le 2 du mois suivant
N'envoyez que l'original de la facture
Les pochettes Bleues
- Les factures Fournisseurs arrivées entre le 01 et le 10 du mois en cours concernant l'épicerie, les charcuteries, les volailles fraiches, les poissons frais, les produits laitiers, les oeufs, les surgelés, les pains et viennoiseries, les fruits et légumes frais, autres denrées fraiches.
Départ le 14 du mois en cours
N'envoyez que l'original de la facture
- Les factures Fournisseurs arrivées entre le 11 et le 20 du mois en cours concernant l'épicerie, les charcuteries, les volailles fraiches, les poissons frais, les produits laitiers, les oeufs, les surgelés, les pains et viennoiseries, les fruits et légumes frais, autres denrées fraiches.
Départ le 24 du mois en cours
N'envoyez que l'original de la facture
- Les factures Fournisseurs arrivées entre le 21 et le 31 du mois en cours concernant l'épicerie, les charcuteries, les volailles fraiches, les poissons frais, les produits laitiers, les oeufs, les surgelés, les pains et viennoiseries, les fruits et légumes frais, autres denrées fraiches.
Départ le 4 du mois suivant
N'envoyez que l'original de la facture
Les pochettes Jaune
- Les factures Fournisseurs du mois entier en cours concernant les fournisseurs de boissons et produits d'entretien
Départ le 2 du mois suivant
N'envoyez que l'original de la facture
- Le solde des factures du mois dernier, concernant les fournisseurs de boissons et produits d'entretien.
Départ le 12 du mois suivant
N'envoyez que l'original de la facture
la pochette violette
- Les factures de tous les Fournisseurs confondus arrivées hors délai sur lesquelles il y avait un litige (avoir en attente par exemple)
Départ avec la fin de mois
N'envoyez que l'original de la facture
la pochette verte
- Tous les duplicatas de Factures, Avoirs, et tous les bons de livraison.
La pochette reste sur le restaurant
2 - Comment envoyer les factures et Avoirs au siège pour règlement.
il est impératif d'envoyer les pochettes par courrier au siège Convivio pour règlement
en respectant les dates qui figurent sur les pochettes, en utilisant les enveloppe T (Sans affranchissement) qui vous seront fournies.
L'adresse d'envoi peur différer suivant votre lieu d'activité, vous aurez un des deux modèles ci dessous.
Attention
- Ne pas dépasser les 500 gr par enveloppe.
- Pas d'inquiétude, l'adresse indiquée , MONTFORT SUR MEU est bien l'adresse de la boite postale de CONVIVIO Bédée, pour les régions Bretagne, Pays de la Loire, Centre val de Loire, Occitanie, Nouvelle Aquitaine.
- Pas d'inquiétude, l'adresse indiquée , BOIS GUILLAUME est bien l'adresse de la boite postale de CONVIVIO St Martin du Vivier, pour les régions Normandie, Ile de France
3 - Duplicatas de factures et Avoirs, les bons de livraison.
- Tous les duplicatas de Factures, Avoirs, et tous les bons de livraison seront rangés dans la pochette verte.
La pochette reste sur le restaurant
