Maintenant que les commandes ont été passées il va être nécessaire de renseignés les informations sur les produits qui ont été réellement reçus. Pour cela il faut rapprocher des bons de livraison des bons de commande en allant dans l’onglet « Gargantua » sous onglet « Bons de livraison » :

Vous arrivez alors sur la liste des bons de livraison en attente :

Créer un nouveau bon de livraison

Une fois le contrôle de la réception des marchandises effectué il est nécessaire de renseigner ce qui a réellement été reçu dans un nouveau bon de livraison :

Il est ensuite nécessaire de renseigner :

  • Le fournisseur.
  • Le ou les bon(s) de commande.
  • La date.
  • Le numéro de bon de livraison.
  • Le montant hors taxe marchandises du bon de livraison (sans les taxes spéciales).
  • Le montant du reste à livré.

 

Attention de bien renseigner le montant Hors Taxe !

Cliquez sur le bouton créé le bon de livraison et attendre l’ouverture du bon de livraison.

Dans le cas des livraisons partielles vous verrez s'afficher le reste à livrer et vous aurez la possibilité de supprimer les bons de commandes devenus inutiles :

Corriger les différences avec le bon de commande

Le bon de livraison qui s’affiche va reprendre exactement les données de la commande qui a été passée. Mais dans les faits il est possible que :

  • Des produits manquent : il suffit alors de les décocher.
  • Les prix unitaires du bon de livraison renseignés par le fournisseur sont différents : il faut vérifier auprès du service achat quel prix est en cours pour la période et effectuer la modification si nécessaire.
  • Les quantités du bon de livraison renseignés par le fournisseur sont différentes : il faut modifier les quantités.

Vous avez la possibilité de cocher/décocher tous les produits d'une commande en cas de livraison partielle.


Logiquement si vous avez renseigné tous les prix et les quantités comme indiqués sur le bon de livraison du fournisseur (et que celui-ci ne contient pas d’erreur de prix) le montant Hors Taxe calculé doit être égal au montant total fournisseur. Par conséquent l’avoir calculé doit être égal à 0. Tant que le montant de l’avoir calculé est différent de 0 c’est qu’il existe une incohérence entre les prix et les quantités des produits renseignés et le montant total du fournisseur (le plus souvent vous avez oublié de modifier un prix ou une quantité).

Ajouter des produits

Si certains produits n’étaient pas présents dans les bons de commandes il est possible d’ajouter jusqu’à 5 produits en cliquant sur le bouton « Gérer des produits ajoutés » :

Vous vous retrouver alors sur l’onglet de recherche de produits vus dans la partie « commandes » :

N’oubliez de cliquer sur le bouton « Valider l’ajout de produits » pour que les produits s’ajoutent au bon de livraison :

Les taxes

Dans les cas où cela est nécessaire vous pouvez renseigner les taxes en dessous du montant Hors Taxe calculé :

  • CTFIL : fruits et légumes.
  • TGAP : produits d’entretien.
  • INTERBEV : équarrissage.
  • Droits de boisson.

Automatiquement le montant total calculé va se mettre à jour.

Les informations de problèmes de livraison

Dans le cas où des non conformités de livraison sont à remonter au service référencement il est possible de le faire via le bouton « Information Non-Conformités » :

Un encadré va apparaitre vous demandant de saisir le message à envoyer au service référencement. Merci de suivre les bonnes pratiques de communication en place à CONVIVIO.


Ces informations concernent par exemple :

A renseigner !

 

Les bons de livraison à l’état de brouillon

Tant que le bon de livraison n’a pas été validé celui-ci apparaitra dans les bons de livraison « En attente » :

Il est possible de reprendre la saisie de ce bon de livraison en cliquant dessus ou de le supprimer avec la corbeille à droite :

La validation

Une fois toutes les informations renseignées sur le bon de livraison ne pas oublier de cliquer sur le bouton « valider le bon de livraison » :

Puis de confirmer :

Il est ensuite possible de retrouver le bon de livraison dans l’historique des bons de livraison :

Mais il n’est plus possible de le modifier ou de le supprimer (ni pour vous ni pour personne) aussi soyez vigilant avant de valider un bon de livraison.

 Pour info, le calcul qui est fait pour les taxes spéciales