Un logiciel de gestion
Un logiciel de gestion est un programme qui effectue de la gestion de données (collecte, classement, exploration, recherche) à des fins d’analyse et de visualisation.
L’idée est de pouvoir piloter l’activité d’un restaurant. Autrement dit répondre aux questions :
- Quelle quantité de produits est disponible dans le stock ?
- Quel fournisseur et à quel prix puis-je me fournir un produit ?
- Quelles commandes sont en attente de réception ?
- Quels avoirs sont en attente ?
- Les résultats économiques sont-ils plutôt bons ?
- Les engagements contractuel EGALIM de mon client sont-ils bien respectés ?
On comprend tout de suite que pour répondre à ces questions il va être nécessaire de manipuler une multitude de données relatives :
- Aux caractéristiques des produits (prix, labels…),
- Aux livraisons des fournisseurs (franco, locaux,…),
- Aux fréquentations des restaurants,
- Aux entrées et sorties de stocks,
- Aux contrats des clients,
Il est donc de la responsabilité du chef gérant de renseigner les informations exactes de la gestion de son restaurant dans MAESTRO provenant :
- Des bons de livraison (Entrée en stock)
- Des fréquentations du restaurant, (Effectifs à facturer)
- Des sorties de denrées. (PRJ, Cessions, Retours)
En contrepartie MAESTRO va pouvoir classer, croiser, calculer, représenter les données fournies afin de mettre à disposition du chef gérant :
- Des valeurs de stocks,
- Des prix de revient journalier (PRJ),
- Des rapports résumant l’activité mensuelle (PRJ, Achats-Stock-Consommation/ASC, EGALIM…).
Naturellement si des données erronées sont renseignées alors les données classées, croisées et représentées par MAESTRO seront erronées également.
C’est pourquoi il est indispensable de bien comprendre quelles données doivent être renseignées et de quelle manière afin de maitriser l’impact que ces données auront sur la représentation finale de l’état de gestion du restaurant.
Schéma de MAESTRO
Les services impactés
Les données renseignées par le chef gérant impactent d’autres services, c’est pourquoi il est indispensable que celles-ci soient exactes. Renseigner des informations approximatives ou erronées en ne respectant pas les bonnes pratiques peut sembler une bonne idée sur le moment. Mais une fois les données polluées, les analyses sont faussées et le pilotage du restaurant impossible en utilisant les indicateurs de MAESTRO. Au final le chef gérant a saisi des grandes quantités de données pour ne pas pouvoir se fier aux analyses/représentations qui en découlent. L’ironie, c’est qu’il peut être demandé au chef gérant de recommencer toutes ces saisies car :
- Le service référencement utilise les données des commandes passées pour négocier avec les fournisseurs en fonction du volume de denrées achetées par CONVIVIO.
- Le service comptabilité utilise les factures denrées reçues dans les délais prévus afin d’effectuer les règlements dans les temps pour éviter toutes pénalités et récupère les données des présences/effectifs du restaurant pour facturer les clients concernés.
- Le service de contrôle de gestion utilise l’ensemble les données issues de la fréquentation via le PRJ, les achats/consommations (BL fournisseurs) et les inventaires (qui doivent être réalisés très sérieusement car ils impactent les consommations réelles du mois). Il croise également les données du restaurant des mois précédents afin de vérifier qu’aucune erreur de saisie n’a été effectuée et corriger la facture avant envoi.
- Les responsables de secteurs se fient à ces données la gestion du site.
- La direction se fie à ces données pour le pilotage de l’activité.