L'objectif de cette documentation est de calculer les sommes de denrées totale, BIO, EGAlim demandé par le site : M'auto-évaluer - ma cantine (beta.gouv.fr)
Mais aussi de calculer les 10 valeurs de montants demandé par Ma Cantine :
0 - Avant propos
En l'absence d'achats de produits fournisseurs directement dans ARGOS la seule valorisation accessible est celle de recettes. Or cela va entrainer plusieurs approximations :
- On ne pourra faire de distinction sur les différents produits composants d'une recette. Ainsi la recette "lasagne PC (25% de viande)" sera considérée comme 100% ou 0% de la viande mais pas d'intermédiaire. Ou la recette "œufs BIO mayonnaise" sera considéré comme 100% alors que la mayonnaise n'est pas BIO.
- Les recettes ARGOS seront respectées en achat et en production (quantités, proportions, ingrédients, grammages).
- Les prix renseignés dans ARGOS reflètent la réalité de ce qui est acheté.
- Les recettes imprécises comme les fruits du lundi, poisson du jour, plateau de fromage, gâteau...
- Dès qu'un produit labellisé est utilisé en production celui-ci est renseigné dans les menus ARGOS (bonne recette).
- Les problèmes d'approvisionnements sont bien tous renseignés dans ARGOS (substitution systématique dès qu'on remplace des produits labellisés par du conventionnel).
I - Le journal des ventes
- Se connecter à ARGOS
- Aller sur le site de livraison (ou sur un nœud si on veut tous les effectifs des sites en dessous ; si vous voulez cumuler plusieurs sites qui ne sont pas sous un nœud faites recommencer le point "I - Le journal des ventes" autant de fois que nécessaire).
- Dans Menus -> Menus : Journal des ventes. Sélectionner la période d'intérêt puis le format XLSX et télécharger.
- Télécharger puis ouvrir le fichier "Calcul somme denrées.xls" en bas de cette documentation. Il avoir 3 feuilles et ressembler à cela :
A -JOURNAL DES VENTES PAR RECETTE
Dans la page "JOURNAL DES VENTES PAR RECETTE" du fichier "Calcul somme denrées.xls" copier/coller le contenu de la page "JOURNAL DES VENTES PAR RECETTE" du fichier provenant de l'export ARGOS. ATTENTION : si vous avez des trames de menus/services/éléments de repas que vous souhaitez exclure du calcul pensez à filtrer ces lignes avant de copier les données : (gouter, collation, petit déjeuner, pique nique, repas froid...). De même pensez à vérifier qu'il n'y a que les données de votre site dans la feuille (les données du fichier d'exemple ne doivent plus apparaitre) !
Cette page contient le cout denrée de chaque recette :
Attention pour une même recette d'une même trame de menu le journal des ventes va regrouper toutes les quantités peu importe la date de consommation. Il ne sera pas possible de distinguer les quantités en fonction des dates de consommations du menu.
Attention il peut arriver que des recettes soient chiffrées à 0€ voir le point "II - Le problème des recettes chiffrées à 0".
B - DECOUPAGE
Dans la page "DECOUPAGE" vont être identifiées les différentes catégories dans lesquelles seront comptées les recettes.
Pour chaque recette en ligne est affiché son libellé (colonne A) puis le coût correspondant à la somme des portions prévues sur la période (colonne B).
1 - Les labels
Si le libellé de la recette contient le nom du label alors le montant correspondant sera affiché dans les colonnes C à S : BIO, EGAlim, AOP, AOC, IGP, STG, LABEL ROUGE, HVE, Pêche durable, RUP, Commerce équitable, Fermier, ASC, BBC, MSC, Pavillon France, Ecolabel.
2 - Le local
Si le libellé de la recette contient le mot local lors le montant correspondant sera affiché dans la colonne T. Attention dans ARGOS aucune recette ACTIVITE CUISINES CENTRALES ne peut être locale en même temps au 4 coins de la france c'est pourquoi toutes les recettes locales sont à gérer en local sur la CC.
3 - Les types de produits
Il n'est pas possible de déduire automatiquement quelle recette contient :
- De la viande ou du poisson : VIANDE / POISSON
- De la viande : VIANDE
- De la viande d'origine français : VIANDE FR
- Du poisson : POISSON
Mais il est possible de préremplir une partie des champs en utilisant des formules EXCEL qui se résume ainsi :
a - VIANDE / POISSON
- Un libellé de recette de "Plat protidique" qui contient "végé" ne peut contenir de la viande ou du poisson : VIANDE / POISSON = Non.
- Un libellé de recette de "Plat protidique " qui ne contient pas "végé" contient de la viande ou du poisson : VIANDE / POISSON = Oui.
- Un libellé de recette qui contient "PC" et "végé" ne peut contenir de la viande ou du poisson : VIANDE / POISSON = Non.
- Un libellé de recette qui contient "PC" mais pas "végé" peut contenir de la viande ou du poisson mais dans quelle proportion : VIANDE / POISSON = PC?. (Gratin montagnard PC juste les lardons ? Lasagne 25% de viande ?
- Un libellé de recette de "Entrée" qui contient "végé" ne peut contenir de la viande ou du poisson : VIANDE / POISSON = Non.
- Un libellé de recette de "Entrée" qui ne contient pas "végé" contient peut être de la viande ou du poisson mais dans quelle proportion : VIANDE / POISSON = Peut être.
b - VIANDE
Une recette qui contient de la viande ou du poisson (VIANDE / POISSON = Oui) contient peut être de la viande : VIANDE = Peut être.
Sinon : VIANDE = Non.
c - VIANDE FR
Une recette qui contient de la viande (VIANDE = Oui) contient peut être de la viande française : VIANDE = Peut être.
Sinon : VIANDE FR = Non.
d - POISSON
Une recette qui contient de la viande ou du poisson (VIANDE / POISSON = Oui) contient peut être du poisson : VIANDE = Peut être.
Sinon : POISSON= Non.
Ce n'est pas parce que ces données se remplissent automatiquement via des formules que vous ne pouvez pas modifier les valeurs dans les cellules en écrasant les formules pour préciser quelle recette vous voulez compter comme de la viande, du poisson ou les 2.
Je remplace la formule de mon entrée par "non" :
Et automatiquement les autres colonnes se calculent :
Attention de bien repasser sur ces données pour avoir des résultats cohérents concernant les montants des feuilles CALCUL et MaCantine.
C - CALCUL
Dans la page "CALCUL" vont être calculer les différentes sommes en fonctions des catégories des denrées :
- La valeur (en HT) de mes achats alimentaires : sommes de tous les tarifs de recettes qui ont mises dans les menus du site en fonction des effectifs.
- La valeur (en HT) de mes achats BIO ou en conversion Bio : sommes de tous les tarifs de recettes contenant le mot "BIO" qui ont mises dans les menus du site en fonction des effectifs.
- La valeur (en HT) de mes autres achats EGAlim : sommes de tous les tarifs de recettes contenant les mots "HVE/Peche durable/RUP/Commerce equitable/Fermier/ASC/MSC" qui ont mises dans les menus du site en fonction des effectifs.
- Critères d'achat : La valeur (en HT) de mes achats prenant en compte les coûts imputés aux externalités environnementales ou acquis sur la base de leurs performances en matières environnementale : sommes de tous les tarifs de recettes contenant les mots "BBC/Pavillon France/Ecolabel" qui ont mises dans les menus du site en fonction des effectifs.
- La valeur (en HT) de mes achats en viandes et volailles fraiches ou surgelées total : sommes de tous les tarifs de recettes dont on a renseigné la colonne U "VIANDE" de la feuille DECOUPAGE à "Oui" qui ont mises dans les menus du site en fonction des effectifs.
- La valeur (en HT) de mes achats EGAlim en viandes et volailles fraiches ou surgelées total : sommes de tous les tarifs de recettes dont on a renseigné la colonne U "VIANDE" de la feuille DECOUPAGE à "Oui" contenant les mots "HVE/Peche durable/RUP/Commerce equitable/Fermier/ASC/BBC/MSC/Pavillon France/Ecolabel" qui ont mises dans les menus du site en fonction des effectifs.
- La valeur (en HT) de mes achats en viandes FR et volailles FR fraiches ou surgelées total : sommes de tous les tarifs de recettes dont on a renseigné la colonne W "VIANDE FR" de la feuille DECOUPAGE à "Oui" qui ont mises dans les menus du site en fonction des effectifs.
- La valeur (en HT) de mes achats en poissons, produits de la mer de l'aquaculture total : sommes de tous les tarifs de recettes dont on a renseigné la colonne X "POISSON" de la feuille DECOUPAGE à "Oui" qui ont mises dans les menus du site en fonction des effectifs.
- La valeur (en HT) de mes achats EGAlim en poissons, produits de la mer de l'aquaculture total : sommes de tous les tarifs de recettes dont on a renseigné la colonne X "POISSON" de la feuille DECOUPAGE à "Oui" contenant les mots "HVE/Peche durable/RUP/Commerce equitable/Fermier/ASC/BBC/MSC/Pavillon France/Ecolabel" qui ont mises dans les menus du site en fonction des effectifs.
- La valeur (en HT) de mes achats local : sommes de tous les tarifs de recettes dont on a renseigné la colonne T "Local" de la feuille DECOUPAGE à "Oui" qui ont mises dans les menus du site en fonction des effectifs.
1 - Les labels
Il suffit de donc de calculer la somme et les pourcentages pour les montants renseignés dans chaque colonne de la page découpage.
Pour rappel le détail des différents labels pris en compte dans chaque catégorie ont été afficher dans la colonne A :
2 - Les viandes et les poissons
En se basant sur les colonnes concernant de la viande et des poissons (colonnes U à X) il est possible de faire les sommes des denrées à partir des recettes catégorisées. Pour rappel dans la feuille DECOUPAGE la colonne "U" VIANDE / POISSON détecte automatiquement si la recette concernée contient de la viande ou du poisson en prenant 4 valeurs :
- Oui : La recette est un PP qui ne contient pas le mot « végé ».
- Non : La recette est un PP qui contient le mot « végé » ou un HO qui contient le mot « végé » ou un PL ou un DE.
- PC ? : La recette est un PC qui ne contient pas le mot « végé » qui contient peut être une fraction de viande ou de poisson.
- Peut-être : La recette est un HO qui ne contient pas le mot « végé ».
Les sommes des denrées sont donc réalisées en utilisant ces catégorisations et celle EGAlim pour obtenir les montants suivants :
Attention le pourcentage est calculé en prenant le total denrées des recettes contenant de la viande ou du poisson catégories EGAlim divisé par le total denrées des recettes contenant de la viande ou du poisson.
3 - Les données économiques
Il est possible de renseigner le nombre de jours d'activité. Par défaut 144 mais à vous d'adapter au besoin.
Se calcule automatiquement le nombre de repas en faisant la somme des "Plat protidiques" de la feuille "JOUNAL DES VENTES PAR RECETTE".
En divisant ce nombre de repas par le nombre de jours d'activité cela calcule automatiquement le nombre moyen de repas.
En divisant le Total denrées par le nombre de repas se calcul automatiquement le PRJ (Prix de Revient Journalier).
C - MaCantine
Dans la page "MaCantine" vont être calculer les 10 différentes sommes de denrées.
- La valeur (en HT) de mes achats alimentaire total : somme de tous les prix de toutes les recettes mises au menus en prenant en compte les effectifs, les grammages et les prix des produits fournisseurs renseignés dans ARGOS.
- La valeur (en HT) de mes achats BIO ou en conversion BIO : somme de tous les prix de toutes les recettes mises au menus contenant le mot "BIO".
- La valeur (en HT) de mes achats SIQO (AOP/ AOC/ IGP / STG / LABEL ROUGE) : somme de tous les prix de toutes les recettes mises au menus contenant les mots "AOP/AOC/IGP/STG".
- La valeur (en HT) de mes autres achats EGAlim (HVE/Pêche durable/ RUP Commerce équitable/Fermier/ASC/MSC/BBC/Nouvelle Agriculture) : somme de tous les prix de toutes les recettes mises au menus contenant le mot "HVE/Peche durable/ RUP Commerce equitable/Fermier/ASC/MSC/BBC/Nouvelle Agriculture".
- Critères d'achat : La valeur (en HT) de mes achats prenant en compte les coûts imputés aux externalités environnementales ou acquis sur la base de leurs performances en matières environnementales : somme de tous les prix de toutes les recettes mises au menus contenant le mot "Pavillon france/Ecolabel".
- La valeur (en HT) de mes achats en viandes et volailles fraiches ou surgelées total : somme de tous les prix de toutes les recettes mises au menus contenant dans la colonne V "VIANDE" de la feuille "DECOUPAGE" le mot "Oui".
- La valeur (en HT) de mes achats EGAlim en viandes et volailles fraiches ou surgelées : somme de tous les prix de toutes les recettes mises au menus contenant dans la colonne V "VIANDE " de la feuille "DECOUPAGE" le mot "Oui" et la colonne D "EGAlim (dont le BIO)" contient une valeur (équivalent à la recette contient le mot "HVE/Peche durable/ RUP Commerce equitable/Fermier/ASC/BBC/MSC/Pavillon france/Ecolabel").
- La valeur (en HT) de mes achats en viandes FR et volailles FR fraiches ou surgelées : somme de tous les prix de toutes les recettes mises au menus contenant dans la colonne W "VIANDE FR" de la feuille "DECOUPAGE" le mot "Oui".
- La valeur (en HT) de mes achats en poissons, produits de la mer et de l'aquaculture total : somme de tous les prix de toutes les recettes mises au menus contenant dans la colonne X "POISSON" de la feuille "DECOUPAGE" le mot "Oui".
- La valeur (en HT) de mes achats EGAlim en poissons, produits de la mer et de l'aquaculture : somme de tous les prix de toutes les recettes mises au menus contenant dans la colonne X "POISSON" de la feuille "DECOUPAGE" le mot "Oui" et la colonne D "EGAlim (dont le BIO)" contient une valeur (équivalent à la recette contient le mot "HVE/Peche durable/RUP/Commerce equitable/Fermier/ASC/BBC/MSC/Pavillon france/Ecolabel").
- La valeur (en HT) de mes achats en local : somme de tous les prix de toutes les recettes mises au menus contenant dans la colonne T "LOCAL" de la feuille "DECOUPAGE" le mot "Oui".
II - La modification des données du fichier
Vous avez la main pour modifier toutes les informations que vous désirez.
- S'il manque le nom d'un label dans le libellé d'une recette libre à vous de l'ajouter dans la colonne J de la feuille JOURNAL DES VENTES PAR RECETTE pour que la modification soit prise en compte dans toutes les autres feuilles (exemple le local). Pensez à utiliser la fonction rechercher remplacer pour modifier toutes les occurrences de la recette concernée en une seule fois.
- Si vous considérez certains prix de recettes comme faux (trop faible ou trop élevé). Exemple des fruits du lundi qui dépendent beaucoup du fruit en question.
- Si vous souhaitez aller dans le détail des recettes considérées comme des viandes ou des poissons vous pouvez modifier le contenu des colonnes U à X de la feuille DECOUPAGE en respectant bien les valeurs possibles : Oui, Non, Peut être, PC?.
- Si vous souhaitez visualiser le nombre de repas moyen pensez à modifier le nombre de jour d'activité dans la feuille CALCUL.
- Si vous souhaitez calculer le total denrées EGAlim sans prendre en compte les critères d'achat vous pouvez modifier la cellule C7 de la feuille CALCUL en remplaçant la formule : =SOMME(C10:C24) par =SOMME(C10:C19).
III - Le problème des recettes chiffrées à 0
Il peut arriver que des recettes soient chiffrées à 0 dans ARGOS. Parce qu'un produit à été supprimé des mercuriales, ou le prix n'était pas connu lors de la création de la recette ou que l'ingrédient n'est pas relié aux mercuriales... Cela peut fausser vos calculs.
Comment vérifier que mes recettes ne sont pas à 0 ?
Dans la feuille 3"JOURNAL DES VENTES PAR RECETTE" il est possible de filtrer les recettes pour ne faire apparaitre que celles qui ont un "coût réel" à 0.
Si comme dans le cas ci-dessus vous avez des recettes avec un coût réel à 0 n'hésitez pas à :
- En informer l'équipe ARGOS.
- Remplacer le 0 par un prix plus juste dans votre fichier (le nouveau chiffre sera pris en compte).
IV - Sortir plusieurs sites différents pour une analyse
Si on a plusieurs sites dont on souhaite sortir les statistiques d'un seul coup il faut faire plusieurs exports et copier les lignes des fichiers à partir de la ligne 6 jusqu'à la fin. Dans l'exemple ci-dessous le site Primaire à la suite du site Maternelle :
V - Les viandes et les poissons
En fonction de ces valeurs il est possible de calculer des valeurs dans la feuille CALCUL :
Si vous souhaitez gérer manuellement ces recettes il est possible de modifier la colonne «U» en remplaçant «Peut être» par :
«Oui» :
Et cela change automatiquement les statistiques dans l’onglet calcul :
Je vous conseille grandement de contrôler ce qui a été pris en compte ou non dans cette partie viande/poisson car l'intégralité des recettes ARGOS n'ont pu être vérifiée.
Etant donné les différentes approximations énoncées dans l'avant propos il n'est pas forcément nécessaire de rentrer dans le détail des entrées qui contiennent de la viande.
VI - FAQ
Pourquoi alors que j'ai préparé des menus en suivant bien les 20% BIO, 50% EGAlim, 60% viande ou poisson EGAlim (ou autre) je n'atteins pas ces valeurs dans la somme des denrées ? En un mot l'imprévisibilité ! L'imprévisibilité sur les effectifs de chaque jour, sur les approvisionnements, sur les choix des clients et sur les hausses des prix en autres. Plus de détails ci-dessous :
- La projection des menus EGAlim 52 semaines se base sur le fait que les effectifs sont tous les mêmes tous les jours. Or dans les faits on peut avoir un effectif plus grand lors des repas non BIO/EGAlim (ou avec peu de BIO/EGAlim) que lors des repas BIO/EGAlim. Dans ce cas forcement on ne pourra atteindre les valeurs espérées dans l'analyse des sommes de denrées.
- Les problèmes d'approvisionnement en BIO/EGAlim entrainent souvent la réalisation de substitution pour remplacer par exemple le melon BIO par du melon conventionnel pour que les bons de livraison affichent la bonne information au client. Ces substitutions sont conservées dans ARGOS ainsi même si on avait planifié un menu avec 20% de BIO et 50% EGAlim ces substitutions peuvent diminuer ces valeurs.
- Les choix des clients pour ceux qui en ont peuvent entrainer également ce problème. Ainsi si on propose une 1ère lignes BIO/EGAlim mais une 2ème ligne conventionnelle et que le client choisi la 2ème ligne forcément les objectifs de pourcentages ne seront pas atteints.
- Les régimes d'une partie des convives des clients pour ceux qui en ont peuvent entrainer également ce problème. Ainsi si on remplace la viande BIO/EGAlim par des plats protidiques conventionnels pour les trames de menu sans viande cela va forcément diminuer les pourcentages sur la période.
- Les hausses de prix peuvent également impacter. En effet de nombreux produits ont vu une hausse des prix entre le moment où le menu a été planifié et le moment où les repas ont été consommés. Ces hausses étaient imprévisibles et touchent plus de produits classiques que des produits BIO/EGAlim entrainant par effet de dilution une diminution des pourcentages BIO/EGAlim.